Cuando preparamos una reunión nos solemos centrar mucho en el contenido y menos en el proceso. Sin embargo, el proceso es de vital importancia para conseguir los resultados que necesitamos. Hoy vamos a hablar de las 6 claves que nos van a permitir construir reuniones eficientes.
¿Cuántas de tus reuniones son eficientes?
Las reuniones de trabajo normalmente son ineficientes, aburridas, abusamos de ellas. A veces se convierten incluso en un campo de batalla.
Y en realidad una reunión bien estructurada (presencial o virtual), es de gran riqueza para el grupo, ya que, de ella se puede extraer lo que llamamos la “sabiduría colectiva”. Esto ocurre cuando una persona propone algo, y otra construye algo mejor sobre esa idea, hasta que, siguiendo este proceso, se genera una idea más grande que habría sido imposible conseguir desde la individualidad.
¿Cuántas veces te ha pasado esto?
¿Cuántas veces yendo a una reunión, o incluso dentro de la propia sala, has oido o has hecho alguna de estas preguntas?
- ”Oye ¿tú sabes a qué venimos exactamente?”.
- “¿Es una reunión informativa, formativa, creativa (para dar ideas), consultiva (de debate) o para tomar decisiones?”.
- “¿Tengo que llevar algo?”.
- «¿Quién lidera esto?»
- “¿Había que leerse algún material?”, etc.
Todas estas preguntas, son un claro síntoma de que algo esta fallando. La reunión aún no ha empezado y ya hay confusión.
Entonces, si queremos mejorar nuestras reuniones ¿dónde deberíamos poner el foco? Definitivamente en el proceso.
Reuniones eficientes: Las 6 claves.
¿Qué elementos podemos cuidar para crear reuniones eficientes?:
1) La convocatoria: informa sobre el tema y puntos a tratar, objetivo, cómo se va a tratar (procedimiento), requerimientos (trabajo previo necesario), tiempos, roles (time keeper, facilitador, quién hace el acta…), fecha, duración, dónde tendrá lugar, etc. Dudas cero.
2) Las personas invitadas: debes seleccionarlas adecuadamente para asegurar que puedes cubrir tu objetivo (si van a aportar ideas o tomar decisiones). No deben faltar pero tampoco deben sobrar.
3) El lugar: debe cubrir las necesidades de la reunión (espacio, medios técnicos, accesibilidad, luz, ruido, etc.).
4) Los materiales: pizarra, proyector, documentación, comida, etc.
5) La duración: Inicio, fin, descansos, priorización de temas (por si se agota el tiempo), puntualidad, etc.
6️) Establece quien es el dueño de la reunión o de cada punto de la misma: quién se encarga de compartir la información, recoger el feedback, trabajar el asunto, tomar una decisión, transformar un conflicto, etc.
Si creas reuniones eficientes, crearás una un lugar donde podemos hasta disfrutar, un espacio seguro y de confianza donde todo pueda ser dicho, donde podamos aportar todo el valor individual que tenemos e incluso una oportunidad para, logrando algo juntos, sorprendernos a nosotras mismas como equipo o grupo de trabajo.
Cuéntame:
- ¿Cómo son tus reuniones?
- ¿Son reuniones eficientes?
- ¿Hay algo más que te gustaría saber de este tema?
- ¿Y si establecieras 2-3 días a la semana sin reuniones? ¿crees que aumentaría la productividad?
Te leo en comentarios.
Y si quieres que trabajemos juntas algún tema relacionado con tus reuniones para que se conviertan en reuniones eficientes y productivas de verdad, contacta conmigo aquí o escríbeme por whatsapp y comentaremos tu caso en una sesión gratuita de valoración. No tienes nada que perder ¿no? y sin embargo mucho por ganar. Te espero.
Marta Chinchón.
